Existen documentos que todos consideramos de altísimo valor, y no tenerlos en el momento indicado nos puede representar una gran pérdida de tiempo para conseguirlos o, peor aún, negarnos la oportunidad de acceder a un beneficio, inscripción o servicio.
Cualquiera que sea el caso, es recomendable tener copias certificadas de aquellos documentos que lo permitan y, de ser posible, resguardarlos en una caja de seguridad fuera de casa, pues ésta representa un lugar seguro para proteger objetos y documentos de alto valor.
De acuerdo con Max Cukiert, director general de StrongMax, empresa mexicana dedicada a la renta de cajas de seguridad para resguardo de valores con las mejores y más sofisticadas instalaciones en el país, éstos son los cinco documentos que no puedes arriesgarte a perder:
- Testamento
Con este documento garantizas que tu voluntad, en caso de fallecimiento, se cumpla libremente, de tal manera que tus propiedades puedan destinarse en forma pacífica y ordenada a las personas que tú decidas. Resguardar tu testamento evitará problemas futuros y juicios costosos.
Al ser un documento que garantizará tu tranquilidad en la sucesión de bienes, y no un documento de uso corriente o que sea requerido para otros trámites, lo mejor es tenerlo fuera de casa y muy bien guardado.
Cómo recuperarlo. Éste se guarda en el Archivo General de Notarías, que es la dependencia pública donde se inscriben y registran los testamentos. Si lo perdiste o te lo robaron, lo que debes hacer es pedir el certificado de las últimas voluntades al Archivo General de Notarías para solicitar una copia simple. Para ello, debes presentar varios documentos: identificación oficial, los datos generales del testador, el tipo de testamento otorgado, número de escritura, volumen, protocolo y comprobante de pago de derechos.
- Factura automotriz
Con ella compruebas la propiedad de tu vehículo, la necesitarás en caso de verte involucrado en un accidente mayor, robo, trámites comunes como cambio de placas y propietario, y para poder certificar la operación de compra venta. Si tu factura es electrónica, a partir de modelos 2012, ésta no tendrá validez. No es un documento que utilizarás con frecuencia así que lo mejor es tenerlo bien seguro y guardado, ya que sin él no podrás hacer ninguna transacción relacionada con tu automóvil.
Cómo recuperarla. Tienes que levantar un acta en el MP (Ministerio Público), donde expliques cómo y por qué no tienes la factura original. Es un procedimiento complejo, porque además tienes que acreditar de diferentes formas la propiedad: cuánto tiempo llevas con tu auto; si tienes otros documentos a tu nombre, la tarjeta de circulación; presentar testigos que aseguren que es tuyo y que te hayan visto en él; fotos del vehículo, entre otros. Posteriormente, un agente del ministerio certificará esta acta y se convertirá en tu nueva factura como título de propiedad, legal. Pero el sentido común y la experiencia dictan que te será muy difícil generar confianza presentando este documento a algún posible comprador, así que mejor guarda muy bien la factura original en una caja de seguridad.
- Acta de nacimiento
Este documento nos lo solicitan para casi cualquier trámite oficial y es muy común que todos tengamos más de una en casa, pero considera que la escuela, el seguro social y algunas aseguradoras se quedarán con una copia certificada para sus archivos, así que mejor guarda dos o tres copias en tu archivo de seguridad.
Cómo recuperarla. Existen muchas oficinas del registro civil en diferentes puntos de la ciudad. Ahí presenta una copia simple —de no tenerla, puedes pagar alrededor de 60 pesos por una “búsqueda de datos de registro”—, una identificación oficial y realiza el pago correspondiente por la reposición, incluso puedes iniciar el trámite en línea y terminarlo en las oficinas. El procedimiento es muy similar a la recuperación de actas de matrimonio, defunción y divorcio.
- Actas constitutivas
Suelen ser requeridas para la firma de cada contrato que realices con cualquier cliente o proveedor, así que lo mejor es tenerlas muy bien guardadas. Te recomendamos tener una copia en la oficina para los movimientos corrientes.
Cómo recuperarlas. Tienes que acudir con el notario que te certificó y pagar por el trámite, si tu acta tiene más de cinco años, este trámite deberá realizarse ante el Archivo General de Notarías.
- Escrituras inmobiliarias
La escritura de tu casa o título de propiedad inmobiliaria, tiene un gran valor, pero es más sentimental o simbólico que el problema legal que pudiera representar perderla. Sin embargo, no tenerla a la mano cuando la necesites para algún trámite te provocará dolores de cabeza; al ser un documento de poca rotación, siempre es mejor tenerla fuera de casa y muy bien resguardada. Para ello, existen compañías que cuentan con altos estándares de seguridad y privacidad que te permitirán resguardarlas y acceder a ellas cuando lo requieras.
Cómo recuperarla. Con tu notario, lo puedes hacer tantas veces como sea necesario, como con las actas constitutivas, éste las guarda en sus libros durante cinco años, después el trámite tendrá que realizarse ante el Archivo General de Notarías donde deberás presentar una identificación, una copia simple, si se tiene, y pagar los derechos de emisión.
Se recomienda tener una cultura del resguardo de valores para evitar trámites innecesarios. Los expertos sugieren tener estos documentos fuera del lugar de trabajo u hogar, así siempre habrá un respaldo ante un posible robo o siniestro. En México la primera empresa que logró contar con la certificación y el aval de la Secretaría de Seguridad Pública para brindar este servicio, es StrongMax, la cual ofrece la renta de cajas de seguridad con horarios muy cómodos y precios accesibles, bajo la tecnología más alta del mercado que consiste en una bóveda flotada.