En los últimos siete años, tres de cada cuatro organizaciones han visto como las ineficiencias en sus procesos basados en documentos, frecuentemente un talón de Aquiles para las compañías, han derivado en serios incidentes. Es la conclusión de un estudio encargado por Ricoh y realizado por la consultora IDC, basado en una encuesta global realizada a 1,516 responsables de procesos de negocio y trabajadores del conocimiento de grandes y medianas compañías.
Las consecuencias por ineficiencias en los procesos de documentos son severas. El 36% de las compañías no pudo cumplir los requisitos establecidos, el 30% perdió trabajadores clave y el 25% perdió clientes importantes. Otras consecuencias son: graves brechas de seguridad en IT, duras auditorias, crisis de relaciones públicas e incluso demandas judiciales.
Pero también hay buenas noticias. Al abordar estos vacíos de eficiencia de forma proactiva se puede evitar importantes costos financieros. El informe de IDC estima que el costo total de un error al procesar algún tipo de documento (en términos de tiempo en realizar la tarea, supervisión ejecutiva, rehacer el trabajo y revisar los procesos, así como los costos de oportunidad asociados a los clientes perdidos) son diez veces superiores a los gastos extras directos (como el pago de acuerdos financieros).
Según IDC y Ricoh, la ineficiencia e ineficacia en los procesos de documentos afecta a todas las industrias, geografías y tipos de compañía. Los datos muestran que los incidentes serios en relación al negocio han ocurrido en la misma medida en organizaciones de América del Norte, Europa y Asia, esta última con los niveles más altos (79%).
Más de un tercio de los encuestados expresó su conocimiento sobre procesos ineficientes o inefectivos basados en documentos. Y aunque entre el 31% y el 39% de procesos están basados en papel, la investigación descubrió que el papel no es necesariamente un factor de riesgo en sí mismo. “Tener procesos efectivos depende de los flujos de trabajo asociados a ellos. El medio no es necesariamente el problema”, concluye el informe.
El reporte también constata que hay propuestas para mejorar los procesos de documentos optimizables ya que actualmente no
entran en la planificación estratégica de los altos directivos. Este es un hecho importante: los procesos de documentos abarcan múltiples equipos, departamentos y organizaciones. Muchos de los empleados no tienen el grado de responsabilidad para articular y ejecutar los amplios cambios requeridos. “Un cambio verdaderamente efectivo requiere la atención de los altos cargos de la directiva”.
Ricoh es muy consciente de estos riesgos y, como líder en la presentación de Servicios Documentos Gestionados (MDS), cuenta con un equipo único para asistir a sus clientes. A través de MDS, la compañía de origen japonés trabaja para entender como fluye la información a través de una organización y como los procesos de negocio, especialmente los controlados por personas, afectan a este flujo. La mejora de los procesos no solo ayuda a aumentar la eficiencia y productividad, también pueden ayudar a abordar los factores de riesgo de cada fase.