Sin importar el giro de un negocio, el uso de tecnología para procesar transacciones B2B (negocio a negocio) se ha vuelto un elemento que puede ayudar en el crecimiento de una compañía. De acuerdo con información del reporte “Global Business & Spending Outlook 2018”, elaborado por el Monitor Global de Negocios y Gasto de American Express e Institutional Investor, 74% de los empresarios mexicanos desea implementar nuevas tecnologías para planear, presupuestar y prever mejor sus finanzas.
Ante este panorama, Jorge de Lara, Vicepresidente y Director General de Global Commercial Services México y Latinoamérica de American Express, resaltó la importancia de la tecnología en la implementación de medios de pago para empresas: “Hoy en día la mayoría de las compañías en México buscan utilizar herramientas digitales en los departamentos de administración y finanzas, esto con el objetivo de automatizar sus procesos y optimizar sus operaciones”. Para ello, comparte algunas recomendaciones para aprovechar al máximo la oferta tecnológica:
El primer paso sería, entonces, lograr la automatización de los pagos de una compañía, minimizando el uso de efectivo y reduciendo la emisión de cheques en los casos en que existan otros medios de pago. De acuerdo con información de la CONDUSEF, en promedio, un banco cobra 13 pesos por cheque adicional emitido, esto sumado a las penalizaciones por documentos devueltos (900 pesos aproximadamente) y al gasto administrativo derivado del proceso de conciliación de gastos, hace de las herramientas virtuales la opción más asequible y transparente.
Según De Lara, el uso de herramientas para pagos virtuales ayudan a optimizar los gastos de una compañía, pues existen soluciones que hacen posible la creación de cuentas virtuales personalizables, que pueden ser utilizadas como tarjetas adicionales por el colaborador, pero son administradas desde una plataforma en la que determina el periodo de validez, el tipo de transacciones autorizadas, los establecimientos o proveedores permitidos, la ubicación geográfica, los montos, etcétera.
La siguiente recomendación sería transparentar los procesos de rembolso, viáticos o gastos de los empleados; si bien esto puede estar sumamente relacionado con el punto anterior, en este caso se trata de un apartado específico. Según datos de CWT, los viajes de negocios en México incrementarán alrededor de 5% durante 2018, cifra que, en un marcado de 17 mil millones de dólares es bastante significativa.
Contar con herramientas que permitan llevar un control sistemático de los gastos durante viajes de negocios, es fundamental para las finanzas de una compañía en la que los traslados son frecuentes. Si una empresa, por ejemplo, tiene que comprar boletos de avión de manera constante para sus colaboradores, establecer una cuenta específica para ello le permite tener un panorama general de sus movimientos y transacciones, además de que puede generar beneficios adicionales para los usuarios.
El último paso para aprovechar el uso de tecnología en pagos B2B sería poder crear una estructura de procesos totalmente “paperless”, en la que la facturación, reportes de gastos, rembolsos, contabilidad y administración puedan llevarse a cabo de manera digital y sin necesidad de presentar comprobantes físicos de ninguna transacción. Esto, además de contribuir a la conservación del medio ambiente, permite tener un control más preciso y transparente sobre las finanzas de una organización.
El saber aprovechar los recursos tecnológicos para el óptimo funcionamiento de una compañía, puede ayudar en el crecimiento y desarrollo de esta en un entorno competitivo en el que todas las empresas buscarán hacerse de aquellas herramientas que les permitan sobresalir por sobre el resto.