Ricoh, la empresa de tecnología global especializada en soluciones de impresión digital y servicios de IT, aconseja a las empresas que mejoren sus procesos de gestión documental en áreas que han sido tradicionalmente 
considerados como estratégicos para la reducción de costos como ventas y marketing, comunicación a clientes, captación de clientes, servicios y atención, desarrollo de nuevos productos, facturación y cobros. A pesar del dogma de muchos ejecutivos de empresas sobre que los procesos basados en la gestión documental sólo se refieren al área destinada a esta tarea, Ricoh indica que este conocimiento convencional no es del todo correcto, y que la optimización de los procesos basados en documentos presenta una significativa oportunidad de crecimiento de los ingresos en las compañías.
Estas afirmaciones se basan en el estudio de IDC, patrocinado por RICOH, “Organisational Blind Spot: The Role of Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth”, el cual se basa en un análisis de 1.516 procesos de gestión documental en diferentes organizaciones. El estudio dio a conocer que más del 83% de los encuestados señalaron que optimizar los procesos de negocio de cara al cliente no sólo podría reducir los costos, sino que también podría incrementar los ingresos en una media del 10.1%. Los clientes insatisfechos suponen un freno para el crecimiento de las compañías, los encuestados que han tenido experiencias negativas por culpa de errores en los procesos de las compañías de las que son clientes, 68.7% son menos propensos a volver a tratar con la misma empresa, mientras que 60.1% probablemente cambien de proveedor, 56.8% señalaron que sería probable que recomendaran a otras personas que no hagan negocios con esas empresas.
Jairo Méndez, Director General de Ricoh Mexicana, afirma que cualquier iniciativa capaz de reducir los costos y de mejorar los ingresos es una iniciativa ganadora, y debería ser una prioridad para los directivos de las organizaciones. En el mercado actual, conectado y online, una mayor satisfacción del cliente, o una menor insatisfacción, es un requisito imprescindible para ser competitivo.
“El estudio ha revelado que los procesos de gestión deficientes pueden llevar a los clientes a dejar la empresa”, opina Méndez. Los procesos documentales sin optimizar no sólo perjudican la relación con sus clientes, sino que también pueden hacerle perder a valiosos empleados capaces de generar ingresos, que se ven frustrados en sus funciones de atención al cliente por culpa de los errores en los procesos,
El costo de sustituir al personal de ventas ha sido estimado en hasta 200% del salario anual del empleado. Esto no incluye el costo del tiempo y de las oportunidades perdidas mientras se encuentra a un sustituto, ni los clientes que puedan llevarse con ellos al dejar la compañía. ¿Cómo puede facilitar la captación de clientes, responder de forma más rápida a sus consultas, aumentar la colaboración entre los departamentos y disponer de más tiempo para atender a los clientes?
Las organizaciones que no conceden una alta prioridad en la mejora de sus procesos de documentación están perdiendo una oportunidad de oro, las empresas tienen que centrar la atención a nivel ejecutivo y tomar acción para beneficio de la compañía, concluyó el directivo.
De esta forma el informe estima que el costo total de un error al procesar algún tipo de documento son 10 veces superiores a los gastos extras directos, en términos de tiempo, supervisión ejecutiva, rehacer el trabajo y revisar los procesos, así como los costos de oportunidad asociados a los clientes perdidos.